فراتيسلاف هولوب في الوقت الذي يتعين علينا فيه مراعاة التباعد الاجتماعي والعمل معًا بشكل وثيق، تلعب التقنيات الحديثة دورًا رئيسيًا. كلما تمكنت فرق تكنولوجيا المعلومات في الشركة من إجراء هذا التحول بشكل أفضل، كلما تمكنت من مساعدة الموظفين وزملاء العمل على الشعور بالثقة والدعم. تقدم Western Digital ثماني نصائح لفرق تكنولوجيا المعلومات لديك.
يمكن ان تكون اثار اهتمامك
بافل جيليتش كإجراء أولي في إطار أزمة فيروس كورونا، توصي المزيد والمزيد من الشركات والشركات، ولكن أيضًا حكومات البلدان الفردية، أو حتى توصي بشكل مباشر، بالعمل من المنزل. وتواجه فرق تكنولوجيا المعلومات الآن مهمة إجراء هذا التحول وتأمين أنظمة البيانات وأجهزة الحوسبة المتنقلة والتطبيقات في الظروف الجديدة. إنهم يواجهون تحديًا للتأكد من أن الموظفين وزملاء العمل يشعرون بالتواصل الآمن والإنتاجية الكاملة حتى عند العمل من المنزل. لقد قمنا بتجميع بعض النصائح من فرق تكنولوجيا المعلومات لدينا والتي يمكن أن تساعد في هذه التغييرات وضمان سير عمل أكثر نجاحًا.
لا تتأخر. ابدأ اليوم (حرفيًا على الفور)
لقد قامت معظم الشركات والمؤسسات بالفعل بنقل جزء من قوتها العاملة إلى بيئتها الأصلية. ولكن إذا كان الأمر مجرد جزء صغير، فكن مستعدًا لسيناريو مختلف تمامًا في حالة حاجة مئات أو آلاف الأشخاص إلى اتصالات عن بعد بالأنظمة الافتراضية في نفس الوقت. إذا لم تكن شركتك قد نفذت العمل من المنزل بعد، أو جزئيًا فقط، فاستغل هذا الوقت للتحضير للموقف المحتمل حيث سيحتاج معظم الموظفين إلى الوصول إلى التطبيقات والبيانات من المواقع البعيدة. إن البقاء متقدمًا بخطوة واحدة على البنية التحتية للبيانات الخاصة بك وتوفير التوجيهات والوثائق مسبقًا سيساعد على ضمان الانتقال السلس إلى طريقة جديدة للعمل داخل عملك خلال هذه الأوقات الحرجة.
اختبار حتى الفشل الأول
اختبر أنظمتك لضمان الأداء والموثوقية وقابلية التوسع. اختبارات التطبيقات والبنية التحتية للأجهزة لتحقيق أقصى قدر من الحمل. تحقق من عدد الاتصالات التي يمكن لشبكة VPN الخاصة بك التعامل معها. وأرسل فريق تكنولوجيا المعلومات لمحاولة العمل من المنزل. اكتشف أين قد تكون هناك فجوات ونقاط ضعف عند العمل عن بعد. من الأفضل معرفة ما يحدث أثناء الاختبار بدلاً من معرفة ما يحدث عندما يعتمد الموظفون على النظام بشكل كامل. لذا اكتشف مسبقًا نقاط الضعف وقم بإصلاحها على الفور.
تعزيز الخيار الصحيح بين العديد من أدوات الاتصال والأمن
هناك عدد لا يحصى من التطبيقات للاجتماعات الافتراضية، والإيجازات، ومشاركة المستندات، وإنشاء المشاريع، وأدوات الإدارة الأخرى، ومن المحتمل أن الأشخاص في عملك اليوم يستخدمون أكثر من تطبيق (مصرح به أم لا). لقد حان الوقت لفرض الأدوات والتطبيقات الرسمية التي يجب على الموظفين استخدامها. تأكد من عدد التراخيص وقم بتجميع الإرشادات (المتاحة والمشتركة) حول كيفية تثبيت التطبيقات المحددة واستخدامها.
يمكن ان تكون اثار اهتمامك
استعد للمراقبة المستمرة والدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
مع كل موقف جديد، ستحتاج إلى مراقبة البنية التحتية بعناية وتكون قادرًا على الاستجابة في الوقت الفعلي لانقطاعات الخدمة. كن مستعدًا لتقديم دعم تكنولوجيا المعلومات على نطاق أوسع وفي أوقات مختلفة من اليوم.
وضع سياسة بشأن استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة الطرفية والوصول إلى الخدمات
ستحتاج إلى وضع إرشادات ولوائح حول كيفية دعم شركتك للموظفين الذين يعملون من المنزل بأدوات مثل الوصول إلى الإنترنت والمعدات التقنية. يجب أن تحصل على إجابات للأسئلة التالية:
- كم عدد الموظفين الذين سيحتاجون إلى جهاز كمبيوتر محمول للعمل من المنزل؟ كم عدد أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي يمكنك توفيرها؟
- هل ستدفع الشركة مقابل الاتصال بالإنترنت والمكالمات الهاتفية؟
- ماذا لو لم يكن لدى شخص ما اتصال بالإنترنت أو غير كافٍ؟
- ما هو النهج والتعليمات لطلب الأجهزة الطرفية مثل لوحات المفاتيح والشاشات وسماعات الرأس وما إلى ذلك؟
إنشاء وثائق عملية (ويمكن الوصول إليها).
كلما تمكنت من دعم القوى العاملة عن بعد لاستخدام الأدوات المناسبة، كلما زاد تأثيرك على إنتاجية الشركة، ولكن أيضًا على المزاج الإيجابي في الشركة. قم بإعداد الوثائق والموارد المناسبة حتى يتمكن الجميع من العمل بشكل أفضل - سواء الموظفين الذين يعملون الآن من المنزل أو فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك. تأكد من إنشاء مكان واضح حيث يمكن للموظفين العثور على الإرشادات والأدلة حول كيفية تثبيت التطبيقات والأدوات المحددة ومكان العثور على تلك التطبيقات. خذ أيضًا بعض الوقت للتأكد من أن جميع المستندات والملفات والوصول إلى الحساب لجميع الأنظمة متاحة لجميع الأعضاء الرئيسيين في فريق تكنولوجيا المعلومات لديك.
يكرر
يعد الآن أيضًا الوقت المناسب لاكتشاف الأشياء الأخرى التي يمكن تشغيلها تلقائيًا في سير العمل لديك. وخاصة الأسئلة الموجهة للدعم الفني. ستواجه العديد من الأسئلة المشابهة، وستساعد الأدوات مثل روبوتات الدردشة المدعمة بالذكاء الاصطناعي في تخفيف الضغط على فريق تكنولوجيا المعلومات لديك. أي شيء يمكن تشغيله آليًا يحرر فريقك للقيام بمهام أكثر تعقيدًا
معًا يمكننا إنشاء مكتب منزلي أفضل
نصائح وإرشادات حول كيفية إنشاء زاوية للعمل، أو تنظيم سطح العمل، أو كيفية التعاون مع عائلتك في المساحات المشتركة، أو جدولة فترات الراحة ووقت التوقف عن العمل - حتى مع ذلك، قد تحتاج إلى مساعدة زملاء العمل على تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية مع الحفاظ على الأمان متصلة من منزلك. استخدم مجموعة متنوعة من وسائل الاتصال - البرامج التعليمية، وتبادل الخبرات، واجتماعات العمل المشتركة - وساعد في إيجاد طرق لتكون أكثر كفاءة وتواصلًا بشكل أفضل في البيئة الافتراضية. يمكنك تقديم خدمات افتراضية لمزيد من التواصل الشخصي من نوع مكتب المساعدة، ويمكنك إنشاء مساحة للمناقشة غير الرسمية خارج العمل. كن مبدعا.
تلعب التكنولوجيا الآن دورًا رئيسيًا. من الضروري مساعدة الناس على البقاء على اتصال مع بعضهم البعض في الوقت الذي يتعين علينا فيه الحفاظ على العزلة الاجتماعية. تشكل هذه التغييرات غير المتوقعة تحديًا لكل من البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ومعنويات الموظفين. يمكن لفرق تكنولوجيا المعلومات العاملة بشكل أفضل أن تساهم بشكل كبير في إحداث تغيير ناجح في الاتصالات. كلما زاد عدد فرق تكنولوجيا المعلومات التي تساعد، زاد شعور موظفي الدعم بالمشاركة الإيجابية والحفاظ عليها. نود أن نشكر فرق تكنولوجيا المعلومات لدينا على عملهم الجاد والابتكار والصبر أثناء هذا التغيير. وإلى القراء... حافظوا على صحتكم، وتواصلوا قدر الإمكان وتذكروا... قوموا بالنسخ الاحتياطي!
