جيري فيليب الرسالة التجارية: العرض الحالي في السوق لأنظمة إدارة الأعمال الصغيرة واسع جدًا. وفي الوقت نفسه، يعد اختيار البرنامج المناسب قرارًا مهمًا حقًا. ففي النهاية، لا تريد أن تكتشف في غضون أسابيع قليلة أنك قمت باختيار غير مناسب، بل قم بالتبديل إلى تطبيق آخر وتدريب الفريق بأكمله من البداية. إذًا كيف يمكنك التنقل في السوق المزدحم واختيار البرامج التي ستنمو معك مع مواكبة أحدث الاتجاهات؟
اطلع على نصائحنا حول كيفية اختيار أفضل نظام لشركتك والمتطلبات التي يجب أن تلبيها برامج المعلومات.
لماذا نستخدم نظام إدارة الأعمال الصغيرة؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركات تستخدم برامج المؤسسة. ليس فقط الشركات الكبيرة، حيث من الطبيعي الحفاظ على التنظيم عبر الشركة بأكملها وجميع الفرق. ولكن أيضًا بالنسبة للشركات الصغيرة، حيث يمكن أن تكون أداة إدارة الأعمال هذه أداة قوية لتحسين عمليات الشركة. وهذا يؤدي إلى زيادة القدرة التنافسية ونجاح الشركة على المدى الطويل.
ربما تكون في موقف حيث تستخدم شركتك بالفعل بعض الأدوات... واحدة للفواتير، وواحدة للاتصالات، لإدارة التدفق النقدي في Excel، وفي Excel الآخر لديك قائمة بالعملاء، وتقويم، وكشوف حسابات، والباقي على الورق . إذا كان هذا الحل يبدو فوضويًا بعض الشيء بالنسبة لك، فابحث عن نظام أكثر شمولاً يغطي معظم احتياجات إدارة أعمالك في مكان واحد.
الأسباب الرئيسية التي تدفع حتى الشركات الصغيرة إلى تطبيق نظام إدارة الشركة:
- تحسين الكفاءة والإنتاجية: فعال نظام معلومات المؤسسة يتيح أتمتة العمليات، وتقليل الأخطاء أثناء إدخال البيانات يدويًا أو نسخها، وتوفير الوقت بشكل كبير. وهذا يؤدي إلى تحسين كفاءة وإنتاجية العمال وزيادة أداء الشركة.
- إدارة أفضل للوقت: يسهل نظام إدارة الأعمال تخطيط وتنظيم الوقت والمهام والمشاريع، مما يسمح للموظفين بالتركيز بشكل أكبر على عملهم وتقليل التوتر.
- تبادل المعلومات وإدارتها بشكل أكثر كفاءة: يساعد نظام المعلومات الإدارية في إدارة البيانات والمعلومات ويتيح الوصول إلى البيانات ومشاركتها بشكل أفضل بين مختلف الأقسام والموظفين. يؤدي هذا إلى تحسين التعاون بين الموظفين، بالإضافة إلى أن لديك جميع المستندات المهمة في مكان واحد، وهذا يعني عدم الحاجة إلى البحث المحموم في الأوراق.
- اتخاذ قرارات أكثر دقة وسرعة: يوفر نظام إدارة الشركة معلومات في الوقت الحقيقي عن حالة مشاريع الشركة وأنشطتها، مما يتيح اتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة.
- تقليل التكاليف:يتيح نظام المعلومات للشركات الصغيرة التخطيط والتحكم بشكل أفضل في الدخل والنفقات ويساعد في تحديد المجالات التي يمكن فيها خفض التكاليف.
ما هي الوظائف التي يجب البحث عنها في نظام إدارة الشركة؟
أتمتة
يجب أن يسمح نظام إدارة الأعمال بأتمتة العمليات المتكررة أو الأنشطة المباشرة لتقليل الأخطاء وإضاعة الوقت في المهام المتكررة. يمكن للأتمتة تشمل، على سبيل المثال، الفواتير المتكررة، وتذكيرات الدفع، وإرسال البريد الإلكتروني التلقائي، وإنشاء التقارير أو إنشاء مهام أو مشاريع من القوالب. وبهذه الطريقة يمكن تقليل العبء الواقع على الموظفين وتقليل الأخطاء وتحسين كفاءة العمل.
تخزين البيانات السحابية
يمكن أن يؤدي استخدام تخزين البيانات السحابية إلى تمكين مشاركة البيانات بشكل أسهل وأكثر أمانًا داخل الشركة، حيث يكون كل شيء واضحًا في مكان واحد. كما يتيح الوصول إلى البيانات من أي مكان وفي أي وقت مما يزيد من كفاءة العمل ويتيح التبادل السريع للمعلومات. سيكون تخزين البيانات السحابية أيضًا موضع تقدير من قبل جميع الشركات حيث يعمل أعضاء الفريق من مكتب منزلي، على سبيل المثال.
ادارة المهام
يجب أن تسمح برامج إدارة الأعمال بسهولة تتبع وإدارة المهام والمواعيد النهائية لها. وقد يشمل ذلك، على سبيل المثال، جدولة المهام وتعيينها، وتتبع حالة إكمال المهام، وتذكيرك بالمهام المعلقة. وبفضل هذا، يمكن لأعضاء الفريق توزيع العمل بشكل أكثر كفاءة ومراقبة عبء العمل وإكمال جميع المهام المعينة في الوقت المحدد.
ادارة مشروع
يجب أن يتيح نظام إدارة الشركة إدارة فعالة للمشروع، بما في ذلك التخطيط والتنسيق ومراقبة تقدم المشروع. ويشمل ذلك، على سبيل المثال، تخطيط الميزانية وكفاءة وربحية المشاريع. يتيح هذا النظام للشركة إدارة مشاريعها بشكل أفضل وتحقيق نتائج وأرباح أفضل.
من الناحية المثالية، يجب أن توفر الأداة المحددة خيارات متعددة للتمثيل الرسومي للمشاريع، مثل لوحات كانبان أو مخططات جانت أو النظرات العامة الجدولية للحصول على تصور واضح للمشاريع والميزانيات وتعيين المهام والحالة والتقدم.
CRM
يجب أن تتضمن برامج الأعمال أيضًا أدوات إدارة علاقات العملاء (CRM). وهذا يتيح للشركة التواصل بشكل أكثر فعالية مع العملاء وإدارة متطلباتهم بشكل أفضل.
إذا كان النظام يسمح لك بمواءمة إدارة علاقات العملاء (CRM) مع العمليات الأخرى، مثل إدارة المشاريع أو إعداد الفواتير أو إدارة العقود أو تخطيط التدفق النقدي، ضمن نظام أساسي واحد لإدارة الأعمال، فيمكنك رؤية عملائك من منظور 360 درجة.
إدارة عبء العمل للموظفين
ستساعدك وظيفة إدارة عبء عمل الموظف على توزيع العمل بشكل أكثر كفاءة بين أعضاء الفريق الفرديين وبالتالي تحقيق عبء العمل الأمثل. يجب أن يتيح نظام معلومات الشركة تخطيط الوقت والمهام بطريقة يتم توزيعها بشكل عادل ويتم تحميل الموظفين بشكل مناسب وفقًا لقدراتهم وأداء عملهم. وفي الوقت نفسه، ينبغي أن يكون النظام قادر على مراقبة الحمل وإذا لزم الأمر، قم بتقديم حل مناسب، على سبيل المثال من خلال إعادة توزيع المهام أو زيادة عدد الموظفين في الفريق المحدد. هو - هي سيمكن من زيادة الإنتاجية ورضا الموظفينمما يساهم في نجاح الشركة على المدى الطويل.
نصائح لاختيار أفضل البرامج للشركات الصغيرة
عند اختيار برامج الأعمال الصغيرة، من المهم تحديد احتياجاتك ومراعاة ميزانيتك.
ضع في اعتبارك أيضًا سهولة تنفيذ البرنامج واستخدامه، والقدرة على التكامل مع الأنظمة والبرامج الأخرى، وتطبيقات الهاتف المحمول، وتعقيد الميزات.
1. حدد احتياجاتك:
قبل البدء في البحث عن البرنامج المناسب، فكر في الوظائف والميزات التي تحتاجها لإدارة عملك.
ضع في اعتبارك أن بعض البرامج تقدم ميزات متخصصة لصناعات معينة، في حين أن بعضها الآخر عالمي ويمكن تكييفه مع احتياجات الصناعات المختلفة.
2. سهولة تثبيت واستخدام البرنامج:
فكر في مدى سرعة تنفيذ البرامج الجديدة في عملك ومدى سهولة استخدامها.
يمكن أن يؤدي العثور على برنامج ذي واجهة بديهية وإعداد سهل إلى توفير الوقت وتقليل تدريب الموظفين. من الناحية المثالية، يحتوي البرنامج على برامج تعليمية عبر الإنترنت ومقاطع فيديو تدريبية متاحة لمساعدتك في التدريب، أو يقدم استشارات حيث يمكنك استشارة حول تنفيذ النظام في شركتك.
3. حلول وظائف الإدارة المالية:
يمكن للحل البرمجي الأكثر تقدمًا المزود بوظيفة الإدارة المالية أن يساعد الشركات الصغيرة على تتبع العمليات المالية وإدارتها. سيعطيك هذا نظرة عامة على الإيرادات والنفقات في الوقت الحالي وفي المستقبل القريب أو مدى تنفيذ الميزانيات. يمكنك التنبؤ بتطور التدفق النقدي للأشهر القادمة وربحية المشاريع ونقاط الضعف التي يتسرب فيها المال دون داع في الشركة.
4. إمكانية التكامل مع الأنظمة والبرامج الأخرى:
فكر في البرامج الأخرى التي تستخدمها وما إذا كان البرنامج الجديد متوافقًا ويمكن دمجه بسهولة مع الأنظمة الأخرى. وبالتالي فإن الواجهة القابلة للبرمجة (API) التي يمكن الوصول إليها هي المفتاح. يعد Make أيضًا منصة تكامل شائعة، والتي تتيح التكامل والأتمتة المتقدمين.
إن البحث عن برنامج مزود بميزات استيراد وتصدير البيانات يمكن أن يجعل عملك أسهل ويقلل من إدخال البيانات يدويًا.
5. ضع في اعتبارك ميزانيتك:
عند اختيار البرنامج، ضع في اعتبارك ميزانيتك وحاول العثور على حل يلبي احتياجاتك ويكون في المتناول لشركتك.
كن حذرًا عند مقارنة الأسعار وفكر فيما إذا كانت الميزات الإضافية تستحق السعر الأعلى. يجب أن تكون النسخة التجريبية المجانية أمرًا طبيعيًا.
6. يتضمن تطبيق الهاتف المحمول ما يلي:
إن توفر نسخة محمولة من نظام إدارة الأعمال يسمح لك ولموظفيك بالبقاء على اتصال واستجابة أثناء التنقل، بغض النظر عن الموقع والمعدات الحالية. وهذا مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بإدارة الفرق والأنشطة المختلطة والبعيدة.
ضع في اعتبارك أن تطبيق الهاتف المحمول يجب أن يكون سهل الاستخدام ومتاحًا على أنظمة تشغيل مختلفة.
7. وظائف إعداد التقارير الشاملة:
يمكن أن يساعد الحل البرمجي المزود بوظائف إعداد التقارير الشاملة الشركات الصغيرة في مراقبة أداء أعمالك وتحليله، ومراقبة فعالية أنشطتك ومشاريعك وحملاتك حتى تتمكن من الاستجابة بمرونة للمواقف الناشئة.
من الناحية المثالية، برنامج الشركة الخاص بك سوف توفر رؤى قيمة حول أدائك الماليوتقدم المشاريع والمهام وقدرات الموظفين والاستفادة منهم وغير ذلك الكثير. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك الحل المتقدم إنشاء تقارير رسومية خاصة بك ووضع معايير مختلفة لتجميع البيانات وفرزها.
8. وظيفة الاتصال للمكونات:
إن البحث عن برامج ذات ميزات اتصال مثل أدوات الدردشة أو مشاركة الملفات يمكن أن يساعد الشركات على إدارة الاتصالات الداخلية بشكل فعال.
كما أن البحث عن برنامج يمكنه التكامل مع أدوات الاتصال الأخرى مثل مكالمات الفيديو يمكن أن يكون مفيدًا لتسهيل تعاون الفريق.
تم تحديدها بالفعل؟
باعتبارنا أصحاب أعمال صغيرة، لدينا الكثير لنتعامل معه، وفي كثير من الأحيان ليس من السهل تجميع كل شيء معًا. يمكن أن يمنحك الحل البرمجي المناسب لإدارة أعمالك ميزة كبيرة على منافسيك. ستحصل فجأة على نظرة عامة على الطلبات والمهام ومواعيدها النهائية والعملاء والتواصل معهم والتدفق النقدي وعبء العمل على أعضاء الفريق الفرديين. ستوفر الكثير من الوقت الذي تقضيه في المهام المتكررة ذات القيمة المضافة المنخفضة. وبدلاً من ذلك، يمكنك تركيز طاقتك على الابتكار والحلول التي تدفع عملك إلى الأمام.
المؤلف: Caflou - نظام إدارة الكل في واحد للشركات الصغيرة والمتوسطة
سيساعدك كافلو على إدارة الشركة بأكملها وشؤونها المالية بشكل فعال. سيسمح لك بمراقبة التدفق النقدي والتنبؤ بتطوره المستقبلي. سوف تتخلص من العمل الروتيني، وتقلل من معدل الأخطاء، وتحسن العمل الجماعي وتزيد من أداء الشركة. كل ذلك في مكان واحد. من أي مكان وبأسعار في متناول الجميع.
